Beschäftigtendatenschutz – was ist zu beachten? (Stand März 2020)
Angesichts der Corona-Krise stehen die Unternehmen vor der Frage, welche Maßnahmen sie gegen die Ausbreitung des Virus ergreifen dürfen. Viele Beschäftigte fragen sich wiederum, was sie über sich preisgeben dürfen oder sogar müssen. Datenschutz ist aktuell sicher nicht die Hauptsorge, dennoch kann die Kenntnis der zulässigen Maßnahmen helfen, effektiv gegen den Corona Virus vorzugehen. In diesem Beitrag möchten wir daher eine Übersicht bieten, was datenschutzrechtlich bei der Umsetzung von Maßnahmen gegen den Coronavirus (COVID-19) zu beachten ist.
Maßnahmen gegenüber Mitarbeitern
Disclaimer: Man kann angesichts der aktuell angespannten Lage und der sich überschlagenden Ereignisse nicht abschließend und endgültig sagen, welche Maßnahmen zulässig und welche unzulässig sind. So gibt es bisher keine einheitliche Linie der europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden. Es verbleiben also Unsicherheiten hinsichtlich der Zulässigkeit von Maßnahmen.
Zulässige Maßnahmen
Nach einer rechtlichen Prüfung und aktuellen Veröffentlichungen sind folgende Maßnahmen zulässig:
- Erhebung von Informationen, ob ein Beschäftigter in einem Risikogebiet war oder mit einem Erkrankten direkten Kontakt hatte, z.B. die Befragung von Urlaubsrückkehrern, ob sie sich in einem Risikogebiet aufgehalten haben.
- Nach Aufforderung durch Gesundheitsbehörden: Die Übermittelung von Daten über erkrankte Beschäftigte, über Beschäftigte mit Aufenthalt in Risikogebieten oder Kontakte zu Infizierten an die Behörden.
- Freiwillige Selbstauskunfts- oder Fragebögen zu Aufenthaltsort und Symptomen.
- Freiwillige Fiebermessung entweder durch den Beschäftigten selbst oder einen Betriebsarzt.
- Im Falle eines positiven Befunds bei einem Mitarbeiter (durch eine offizielle Stelle) oder sogar bei einem bestätigten Kontakt zu einer positiv getesteten Person, dürfen Informationen über den betroffenen Mitarbeiter verarbeitet werden, z.B. Zeitpunkt und enge Kontaktpersonen sowie ergriffe Maßnahmen (so die französische Datenschutzaufsicht).
- Nur im Einverständnis mit Beschäftigten: Erhebung der aktuellen privaten Handynummern oder andere Kontaktdaten von der Belegschaft, zur Information bei Schließung des Betriebs oder in ähnlichen Fällen (so Handbuch „Betriebliche Pandemieplanung“ Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe)
Unzulässige Maßnahmen
- Arbeitgeber dürfen den Beschäftigten nicht unter Nennung des konkreten Namens mitteilen, dass ein bestimmter Mitarbeiter am Virus erkrankt ist, da die Kenntnis von der Corona-Erkrankung eines Mitarbeiters für diesen zu einer enormen Stigmatisierung führen kann. Stattdessen können Abteilungs-/ bzw. Teambezogen ohne konkrete Namensnennung Maßnahmen ergriffen werden. Mitarbeiter mit direktem Kontakt zu Infizierten sollten gewarnt und vorübergehend freigestellt werden.
- Die pauschale Befragung aller Mitarbeiter zu Reisezielen (ohne konkrete Anhaltspunkte oder Reise).
- Die pauschale Befragung aller Mitarbeiter zu ihrem Gesundheitszustand (z.B. über Grippesymptome).
- Eine Meldepflicht für Mitarbeiter, wenn ein Kollege Symptome zeigt (italienische Datenschutzaufsicht).
- Die verpflichtende Fiebermessung von Mitarbeitern am Eingang des Betriebsgeländes oder ähnliche medizinische Maßnahmen (z.B. Rachenabstriche für Speichelproben). Nachanderer Ansicht sind Fiebermessungen zulässig, wenn die Ergebnisse nur für eine Einlasskontrolle mit Entscheidung Zutritt ja/nein genutzt werden.
Alternative Maßnahmen
Es sollten zunächst immer auch alternative Maßnahmen ohne Verarbeitung von personenbezogenen Daten erwogen werden:
- Strengere Hygienevorschriften, z.B. die Aufforderungen zur Desinfektion der Hände.
- Handlungsempfehlungen, z.B. Ermöglichung vonHomeOffice, die Bitte um vorrangig telefonischen Kontakt oder Videokonferenzen.
- Zugangssperren sensibler Bereiche, Einschränkung von Besuchsmöglichkeiten.
- Aufklärungsmaßnahmen, Einrichten einer Hotline zur Beratung
2. Maßnahmen gegenüber Besuchern
Bei Besuchern ist daher keine Rechtsgrundlage, außer die Einwilligung der Person ersichtlich. Eine Einwilligung muss zudem immer freiwillig und informiert sein. Es ist daher schwierig, über eine Einwilligung alle Besucher einschließende Maßnahmen umzusetzen.
Hintergrund: Gegenüber Besuchern kann sich der Arbeitgeber nicht auf die Rechtsgrundlage des § 26 Abs. 3 BDSG berufen. Auch sind andere Rechtsgrundlagen nicht ersichtlich. Der
deutsche Gesetzgeber hat von den in Art. 9 DSGVO gegebenen Möglichkeiten, spezielle Gesetze zum Schutz vor Epidemien/Pandemien zu erlassen und dazu Unternehmen eine Verarbeitung von Gesundheitsdaten zu gestatten, nach derzeitigem Stand keinen Gebrauch gemacht.
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Wir möchten Ihnen hier gerne einen Auszug des Harvard Konzepts näher vorstellen.
Die 4 Prinzipien des Harvard Konzepts
Prinzip 1: Menschen und Probleme getrennt voneinander behandeln
Häufig werden in Konflikten die Emotionen sowie die persönlichen Beziehungen der Beteiligten mit der sachlichen Problematik vermischt. Wichtig ist es daher, Sach- und Beziehungsebene getrennt zu betrachten. Versuchen Sie Ihr Gegenüber nicht als Gegner, sondern als Partner zu betrachten, mit dem Sie einen fairen Interessensausgleich anstreben.
Folgende Punkte sollten Sie berücksichtigen:
- Versetzen Sie sich in die Lage des anderen
- Leiten Sie die Absichten anderer Personen nicht aus Ihren eigenen Befürchtungen ab
- Schieben Sie die Schuld an Ihren eigenen Problemen nicht der Gegenseite zu
- Sprechen Sie über Ihre gegenseitigen Vorstellungen
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Warum Coaching Sie weiterbringen kann
Häufig wird Coaching mit etwas Negativem verbunden. Coaching sei so etwas wie Nachhilfe für Leistungsschwache. Doch im Kern trägt Coaching zu positiven Veränderungen bei, die dem Unternehmen enorm nutzen können. Es gibt zwei Perspektiven für Veränderung: Ich verändere etwas an der Situation, oder ich verändere meine Einstellung. Coaching kann dazu beitragen beide Perspektiven zu verändern. Was das für Sie bedeuten kann, finden Sie hier:
- Steigerung: Gute Führungskräfte sollen noch besser werden – Coaches können Ihnen zeige wie.
- Erwartungen: Auf alles eine Antwort wissen, keine Fehler machen, Vorbild sein, souverän auftreten – ein Coaching kann helfen, um allen Anforderungen gerecht zu werden.
- Feedback: Vorgesetzte, Kollegen, Mitarbeiter oder Externe geben häufig kein konstruktives, ehrliches Feedback – hier ist ein Austausch mit einem neutralen Partner hilfreich.
- Selbstwertgefühl: Häufig sind sich Führungskräfte nicht bewusst darüber, was sie alles dürfen – Externe können besser einen Spiegel vorhalten.
- Alltagsfalle: Tägliche Aufgaben lassen kaum Raum für grundlegende Gedanken – Coaching bietet eine Distanz zu den Abläufen und Herausforderungen.
- Balance: Macht und Stärke stehen häufig im Konflikt mit innerer Zerissenheit und Unsicherheit – hier kann der Coach helfen ein Gleichgewicht zu finden.
- Herausforderungen: Selbstorganisation, Konfliktsituationen und Kritik üben ohne zu Demotivieren fällt häufig schwer – durch Coaching können Führungskräfte lernen mit diesen Situationen umzugehen.
Haben wir Ihr Interesse an einem Coaching geweckt? Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Das macht Sie zu einer guten Führungskraft
Ein altes Sprichwort sagt: Wenn man einen Menschen richtig beurteilen will, so frage man sich immer „Möchtest du den zum Vorgesetzten haben?“
Um eine gute Führungskraft zu sein, sollten Sie sich immer fragen, ob Sie mit Ihrem Führungsstil einverstanden sind und unter sich selbst gerne arbeiten würden. Sollte dies nicht der Fall sein oder sehen Sie noch Verbesserungsbedarf, dann haben wir hier acht wertvolle Tipps, die Sie zu einer besseren Führungskraft werden lassen.
- Nehmen Sie eine Vorbildfunktion ein.
- Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Leistungen Ihrer Mitarbeiter und differenzieren Sie.
- Führen Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche zum Thema Entwicklung, Qualifizierung und Perspektiven.
- Unterstützen Sie die Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeiter.
- Erkennen Sie die Mitverantwortung Ihrer Mitarbeiter für das Unternehmen.
- Gewähren Sie den Mitarbeitern bei ihren Aufgaben Freiräume.
- Vermitteln Sie zwischen den Mitarbeitern unterschiedlicher Generationen.
- Sorgen Sie für ein Arbeitsumfeld, das gute Leistungen und Erfolge fördert.
Wir hoffen Ihnen hiermit einige Anregungen geben zu können.
