Die wichtigsten Begriffe, Pflichten und Fristen rund um Datenschutz, Hinweisgeberschutz, Geldwäscheprävention und KI – kompakt für Entscheider im Mittelstand.
Unabhängige Person, die die Einhaltung des Datenschutzrechts im Unternehmen überwacht. Pflicht ab 20 Personen mit ständiger automatisierter Datenverarbeitung (§ 38 BDSG). Kann intern benannt oder extern bestellt werden.
Pflichteinrichtung für Unternehmen ab 50 Beschäftigten, über die Hinweisgeber Rechtsverstöße vertraulich melden können. Betrieb durch externe Dritte ist nach § 14 HinSchG ausdrücklich zulässig.
Führungskraft, die für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten verantwortlich ist: Risikoanalyse, Sicherungsmaßnahmen, Verdachtsmeldungen an die FIU. Externe Bestellung möglich.
Pflichtdokumentation aller Verarbeitungen personenbezogener Daten: Zwecke, Kategorien, Empfänger, Löschfristen, Sicherheitsmaßnahmen. Kernstück jeder Datenschutzdokumentation.
Unverzügliche Meldung an die Financial Intelligence Unit bei Hinweisen auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung – elektronisch über das Portal goAML, unabhängig vom Betrag.
Weltweit erstes umfassendes KI-Gesetz. Klassifiziert KI nach Risiko (verboten/hoch/begrenzt/minimal) und verpflichtet seit Februar 2025 alle KI-nutzenden Unternehmen zur KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden (Art. 4).
Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (z. B. Hackerangriff, Fehlversand, verlorener Laptop). Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Kenntnis.
Kundensorgfaltspflichten: Identifizierung der Vertragspartei und wirtschaftlich Berechtigter vor Geschäftsabschluss, laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung, verstärkte Pflichten bei Hochrisiko-Fällen.
Hinweisgeber dürfen wegen einer Meldung nicht benachteiligt werden (Kündigung, Abmahnung, Mobbing). Bei Verstoß: Beweislastumkehr zugunsten des Hinweisgebers plus Schadensersatz.